Ab wann lohnt sich ein CRM wirklich – bin ich schon so weit?

[Lena Hofmann]

Ich führe seit knapp zwei Jahren eine kleine Werbeagentur, aktuell 3 Leute plus ich. Kunden haben wir so um die 25-30 aktive, dazu kommen Anfragen und Leads die ich irgendwo in Excel oder einfach im Mailpostfach verwalte. Funktioniert so halbwegs, aber ich merke dass mir manchmal Sachen durch die Lappen gehen – Nachfassen vergessen, Angebote die ich nicht mehr im Kopf hatte usw.

Jetzt frage ich mich ob ich wirklich ein CRM brauche oder ob das für meine Größe noch oversized ist. Die Tools die ich angeschaut habe wirken teilweise sehr komplex. Hat jemand Erfahrungen in einer ähnlichen Situation?

[Daniel Wagner]

Ich kenn das Gefühl. Bei mir war’s ähnlich, Freelance Webdesign, irgendwann hatte ich so viele Kontakte dass Excel einfach nicht mehr gereicht hat – nicht wegen der Menge, sondern wegen der Unübersichtlichkeit. Wenn du sagst dass dir Nachfass-Aktionen durchrutschen, ist das für mich eigentlich schon das klare Zeichen.

Die Schwelle liegt meiner Meinung nach nicht bei einer bestimmten Kundenzahl, sondern daran ob du noch ohne Hilfsmittel im Kopf weißt wer gerade in welcher Phase ist. Wenn nicht mehr – dann brauchst du was. Für kleine Betriebe gibt’s auch recht schlanke Lösungen, muss ja nicht gleich Salesforce sein.

[Lukas B.]

Ich hab mir damals bei timo24 einen guten Überblick verschafft was CRM eigentlich alles bedeutet und wann es Sinn ergibt – hat mir geholfen das Thema erstmal zu sortieren bevor ich irgendwas getestet hab. Weil ich vorher gar nicht wusste wie ich die verschiedenen Tools vergleichen soll.

Für deine Größe würde ich sagen: genau jetzt ist der richtige Zeitpunkt. Nicht erst wenn’s brennt. Wenn du noch 25-30 Kunden hast ist der Umstieg noch machbar ohne dass du Datenchaos hast. Mit 80 Kunden willst du das nicht mehr nachholen.

[Christoph Müller]

Sehe ich genauso. Wir haben bei uns in der Firma den Fehler gemacht zu lange zu warten. Irgendwann waren die Prozesse so eingefahren (Excel hier, Notizzettel da, Mails als Archiv) dass die Einführung eines CRM wirklich schmerzhaft war.

Für eine 4-Mann-Agentur würde ich erstmal was ganz Schlichtes nehmen, Notion mit einer selbst gebauten Datenbank tut’s manchmal auch schon, oder Pipedrive wenn du wirklich Sales-Pipelines brauchst. Hauptsache du fängst an, das System kommt mit der Zeit.

[Autor]

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