Das kenn ich, war selbst mal in einer ähnlichen Situation. Die GbR-Auflösung muss nicht zwingend notariell beurkundet werden – es sei denn, Immobilien sind im Spiel. Ihr braucht aber auf jeden Fall einen schriftlichen Auseinandersetzungsvertrag, in dem klar geregelt ist, wer was bekommt, wer welche Schulden übernimmt usw.
Das Finanzamt informierst du aktiv – du meldest die GbR ab und dein Einzelunternehmen neu an, je nach Bundesland beim Gewerbeamt bzw. Finanzamt direkt. Laufende Verträge (Lieferanten, Miete etc.) müssen einzeln auf dich umgeschrieben werden, da gibt’s leider keinen Automatismus. Klingt nach viel, ist aber machbar wenn man’s strukturiert angeht.