Das Thema kenne ich gut, hatten da ähnliche Schmerzen. Wir haben erstmal intern mit einem einfachen Bestellformular + Google Sheet angefangen, also wirklich Low-Budget. Mitarbeiter tragen ein was sie brauchen, jemand aus dem Marketing koordiniert dann die Bestellungen gebündelt bei einem Druckdienstleister. Hat eine Weile funktioniert, war aber natürlich auch ein Pflegeaufwand.
Langfristig brauchst du aber wirklich etwas Automatisiertes, sonst skaliert das nicht. Vor allem wenn die CI dabei wirklich eingehalten werden soll – das ist mit manuellen Prozessen kaum kontrollierbar.