Ein Nachmittag im Biergarten mit dem Team klingt nach Freizeit. Für das Finanzamt kann er trotzdem eine absetzbare Betriebsveranstaltung sein. Vorausgesetzt, die formalen Bedingungen stimmen. Wer als Selbstständiger mit Mitarbeitern oder Subunternehmern arbeitet und einen gemeinsamen Außentermin plant, sollte die steuerlichen Spielregeln kennen, bevor er die Einladungen verschickt.
Was das Steuerrecht unter einer Betriebsveranstaltung versteht
Der Begriff der Betriebsveranstaltung ist im Einkommensteuergesetz nicht frei definierbar. Es geht um Veranstaltungen, die auf Initiative des Arbeitgebers stattfinden und allen Mitarbeitern offenstehen. Klassische Beispiele sind Sommerfeste, Weihnachtsfeiern oder eben Betriebsausflüge. Für Selbstständige ohne eigene Angestellte gelten dabei andere Voraussetzungen als für Kapitalgesellschaften oder Personengesellschaften mit Lohnbuchhaltung.
Wer als Freiberufler oder Einzelunternehmer ausschließlich alleine arbeitet, kann einen Biergarten-Termin nicht einfach als Betriebsveranstaltung deklarieren. Der Anlass muss einen klar nachvollziehbaren betrieblichen Bezug haben. Geht es um ein Teamtreffen mit festen Mitarbeitern oder regelmäßig beauftragten Subunternehmern, sieht die Sache anders aus.
Der 110-Euro-Freibetrag: Was er abdeckt und was nicht
Seit 2015 gilt für Betriebsveranstaltungen ein Freibetrag von 110 Euro brutto je Mitarbeiter und Veranstaltung. Bis zu diesem Betrag entstehen dem Arbeitnehmer keine lohnsteuerlichen Konsequenzen. Der Selbstständige als Arbeitgeber kann die Kosten als Betriebsausgabe abziehen, sofern er sie vollständig dokumentiert und die Veranstaltung betrieblich veranlasst ist.
In den 110 Euro fließen alle Kosten ein, die auf den einzelnen Teilnehmer entfallen: Speisen, Getränke, Raummiete, Fahrtkosten, eventuelle Eintritte. Kommt ein Teilnehmer mit Partner, wird der anteilige Betrag dem Arbeitnehmer zugerechnet. Liegt der Gesamtbetrag pro Person über 110 Euro, ist der übersteigende Teil sozialversicherungs- und lohnsteuerpflichtig. Für den Selbstständigen bleibt er trotzdem als Betriebsausgabe abzugsfähig, wird aber beim Mitarbeiter als geldwerter Vorteil behandelt.
Zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr erkennt das Finanzamt in der Regel an. Wer drei oder mehr plant, muss damit rechnen, dass eine davon nicht steuerlich begünstigt wird.
Außentermin im Biergarten: Besonderheiten bei der Planung
Ein Biergarten als Veranstaltungsort ist steuerrechtlich kein Problem, solange die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind. Entscheidend ist, dass der Termin nicht privat wirkt. Wer im Sommer spontan mit zwei Mitarbeitern Bier trinken geht und das hinterher als Betriebsausflug bucht, wird beim nächsten Prüftermin Erklärungsbedarf haben.
Besser ist eine schriftliche Einladung im Vorfeld, eine klare Teilnehmerliste und ein zumindest grober Tagesordnungspunkt. Das muss kein Protokoll sein, aber ein kurzer schriftlicher Hinweis auf den Anlass schützt im Zweifelsfall. Biergärten in München etwa, wie der Alter Wirt Forstenried, lassen sich für Gruppen auch reservieren, was wiederum als Beleg dient, dass die Veranstaltung geplant und kein Zufallstreffen war.
Alle Belege sollten gesammelt werden: die Rechnung des Biergartens mit aufgeschlüsselten Positionen, die Teilnehmerzahl, die Namen der Anwesenden und der konkrete Anlass. Fehlt einer dieser Punkte, riskiert man den vollständigen Abzug des Betriebsausgabenabzugs.
Geschäftsessen versus Betriebsveranstaltung: Der Unterschied zählt
Wer keinen Mitarbeiter hat, aber regelmäßig mit Kunden oder Geschäftspartnern zusammenarbeitet, kann einen gemeinsamen Biergarten-Termin möglicherweise als Geschäftsessen absetzen. Das funktioniert aber nach anderen Regeln. Bewirtungskosten aus betrieblichem Anlass sind nach Paragraf 4 Absatz 5 EStG zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar, die restlichen 30 Prozent sind nicht abzugsfähig.
Für ein Geschäftsessen gilt das Bewirtungsbeleg-Formular des Finanzamts oder zumindest ein gleichwertiger Eigenbeleg mit folgenden Pflichtangaben:
- Datum und Ort der Bewirtung
- Name aller bewirteten Personen
- Anlass der Bewirtung (konkret, nicht „allgemeine Kundenpflege“)
- Gesamtbetrag inkl. Trinkgeld
- Unterschrift des Steuerpflichtigen
Das Trinkgeld muss auf dem Kassenbon oder einem separaten Eigenbeleg notiert werden. Fehlt der Anlass oder bleiben die Namen vage, streicht das Finanzamt den Abzug komplett.
Vorsteuerabzug: Was Unternehmer zusätzlich beachten sollten
Umsatzsteuerpflichtige Selbstständige können die Vorsteuer aus Bewirtungsbelegen unter bestimmten Bedingungen geltend machen. Bei Betriebsveranstaltungen greift das Vorsteuerabzugsverbot aus Paragraf 15 Absatz 1a UStG in Verbindung mit den einkommensteuerlichen Abzugsbeschränkungen. Konkret: Die 30 Prozent, die beim Geschäftsessen einkommensteuerlich nicht absetzbar sind, berechtigen auch nicht zum Vorsteuerabzug.
Bei echter Betriebsveranstaltung mit eigenen Mitarbeitern ist der Vorsteuerabzug hingegen grundsätzlich möglich, solange keine unternehmensfremden Personen überwiegend beköstigt werden. Ein kurzer Blick in die aktuellen BMF-Schreiben oder eine Rückfrage beim Steuerberater lohnt sich hier, da die Abgrenzung im Einzelfall nicht immer eindeutig ist.
Praktisches Beispiel: Sommerausflug mit drei Mitarbeitern
Ein selbstständiger Webentwickler beschäftigt drei Teilzeitkräfte und plant einen Sommerausflug. Der Termin findet im Biergarten statt, dauert vier Stunden. Die Gesamtrechnung beläuft sich auf 360 Euro, also 90 Euro pro Person. Da dieser Betrag unter dem Freibetrag von 110 Euro liegt, entstehen den Mitarbeitern keine lohnsteuerlichen Konsequenzen. Der Selbstständige setzt die 360 Euro vollständig als Betriebsausgabe ab. Er legt die Rechnung, eine kurze Teilnehmerliste mit vier Namen (inklusive sich selbst) und einen Vermerk zum Anlass in seine Buchhaltungsunterlagen.
Würde die Rechnung stattdessen 520 Euro betragen, lägen 130 Euro pro Person vor. Die 20 Euro über dem Freibetrag wären für jeden Mitarbeiter lohnsteuerpflichtig. Der Arbeitgeber kann sie pauschal mit 25 Prozent versteuern (Paragraf 40 Absatz 2 EStG), um den Mitarbeitern die Steuerlast abzunehmen. Die gesamten 520 Euro bleiben dennoch Betriebsausgabe.
Fazit: Dokumentation schlägt Spontanität
Einen Betriebsausflug als Selbstständiger steuerlich abzusetzen ist möglich und in vielen Fällen unkompliziert. Der entscheidende Faktor ist nicht der Veranstaltungsort, sondern die Qualität der Dokumentation. Wer Teilnehmerliste, Rechnung und Anlass sauber festhält, hat bei einer Prüfung gute Karten. Wer hingegen nachträglich aus einem privaten Treffen eine Betriebsveranstaltung konstruiert, riskiert nicht nur den Abzug, sondern im Wiederholungsfall auch eine Betriebsprüfung mit weitreichenderen Folgen.
