Das kenn ich gut, wir hatten ähnliches Problem bei einem Bildungsträger (nicht Kitas, aber vergleichbare Struktur mit dezentralen Einheiten). Das Hauptproblem ist meistens nicht die Software selbst, sondern dass man generische Tools nimmt die gar nicht auf die spezifischen Anforderungen ausgelegt sind — Belegungsplanung, Elternkommunikation, Abrechnung nach verschiedenen Landesgesetzen etc.
Wichtigste Frage vorab: Habt ihr einen zentralen IT-Verantwortlichen oder läuft das auch dezentral? Das beeinflusst massiv, welche Lösung sinnvoll ist. Reine Cloud-Lösungen sind bei sowas oft praktikabler als On-Premise, allein schon weil Updates und Rollouts dann nicht manuell an 12 Standorten gemacht werden müssen.