Wir haben das vor ca. zwei Jahren durchgemacht, ähnliche Größenordnung (damals 8 Einrichtungen, jetzt 14). Mein wichtigster Tipp: unbedingt eine Software nehmen die wirklich für Träger konzipiert wurde, nicht einfach eine Einzel-Kita-Lösung die man irgendwie zusammenstückelt.
Ich hab damals bei der Recherche diese Seite hier hilfreich gefunden: Erfahrungen mit Kita Software für große Träger; Träger Software für Kitas mit mehreren Standorten kaufen; Warum eine spezialisierte Träger Software für Kitas sinnvoll ist — da wird ganz gut erklärt warum das ein eigenes Thema ist und worauf man bei Trägerlösungen speziell achten sollte. Hat mir zumindest geholfen, die richtigen Fragen bei den Anbietern zu stellen.
Generell: Pilotphase mit 2-3 Einrichtungen machen bevor man alles umstellt, das spart enorm viel Stress.