Wir hatten genau das Problem vor gut einem Jahr. Irgendwann war der Wildwuchs nicht mehr tragbar – drei verschiedene Logoversionen auf Materialien, Flyertexte die seit zwei Jahren nicht aktualisiert waren usw.
Gelöst haben wir das mit einem sogenannten Marketing-Fulfillment-Dienstleister, der quasi einen eigenen Bestellshop für uns betreibt. Mitarbeiter loggen sich ein, sehen nur freigegebene Materialien in aktueller Version und können direkt bestellen. Wir hatten damals gute Erfahrungen mit dem Ansatz über diesen Marketing Shop gemacht – war für uns die sauberste Lösung weil man nicht selbst irgendwas programmieren oder hosten muss.
Schau mal ob sowas für eure Größe Sinn macht, gerade mit mehreren Standorten lohnt sich das ziemlich schnell.