Ich arbeite als Unternehmensberaterin und begleite öfter Mittelständler bei solchen Entscheidungen – das Bild das du beschreibst, Thomas, ist super typisch.
Das Problem ist meistens nicht die Technologie, sondern dass niemand intern klar definiert hat, welches Problem eigentlich gelöst werden soll. Dann kauft man irgendwas und wundert sich, dass es nichts bringt.
Ich hab bei die KI Agentur gute Erfahrungen gemacht, die machen das etwas strukturierter: erst Prozessanalyse, dann schauen wo KI wirklich reinpasst. Kein One-size-fits-all.
Ansonsten würde ich dir empfehlen, mit euren Schmerzpunkten anzufangen: Was kostet euch gerade am meisten Zeit? Kundenkommunikation klingt bei euch nach einem guten ersten Kandidaten – da gibt es inzwischen wirklich brauchbare Lösungen, die auch ohne riesiges IT-Team funktionieren.