Das kenne ich gut, hab das früher auch mit Excel gemacht und irgendwann aufgehört mir selbst zu trauen 😄
Was bei mir wirklich geholfen hat: konsequent nach dem Pomodoro-Prinzip arbeiten und jeden Block sofort einem Projekt zuordnen. Dafür reicht technisch gesehen sogar ein einfaches Notizbuch – aber ehrlich gesagt bin ich auf Toggl umgestiegen. Kostenlose Version reicht für die meisten Freelancer völlig aus. Du kannst Projekte anlegen, Kunden zuordnen und am Ende einfach einen Bericht rausziehen. Der Aufwand am Monatsende hat sich bei mir auf 20 Minuten reduziert.
Wichtigste Regel: Timer sofort starten wenn du anfängst, nicht hinterher rekonstruieren. Das ist der Hauptfehler den die meisten machen.