Büroreinigung auslagern – worauf achtet ihr im Vertrag?

[Daniel Wagner]

Wir haben jetzt ein neues Büro mit ca. 400 qm und überlegen, die Reinigung komplett auszulagern. Bisher hat das eine Kollegin nebenbei gemacht, aber das skaliert nicht mehr. Ich bin gerade dabei, Angebote einzuholen, und merke, dass ich eigentlich keine Ahnung habe, auf was ich im Vertrag achten muss. Kündigungsfristen, Haftung bei Schäden, was passiert wenn die einfach nicht auftauchen – solche Sachen. Hat jemand Erfahrung damit? Was sind aus eurer Sicht die wichtigsten Punkte, die man unbedingt vertraglich festhalten sollte?

[Christoph Müller]

Haben wir vor zwei Jahren auch durchgemacht. Ein paar Punkte die wir gelernt haben:

Erstens: Leistungsverzeichnis so detailliert wie möglich. Also nicht einfach „Büro reinigen“, sondern genau festlegen was wöchentlich, was monatlich gemacht wird (Fenster, Küche, Sanitär etc.). Sonst gibt’s hinterher Diskussionen.

Zweitens: Reaktionszeit bei Reklamationen schriftlich rein, z.B. dass Mängel innerhalb von 24h behoben werden müssen. Und Haftung für Schäden durch das Reinigungspersonal unbedingt klären – die Firmen wiegeln das gerne ab.

Drittens: Kündigungsfrist. Viele wollen 3 Monate zum Quartalsende, das ist recht lang. Wir haben 6 Wochen zum Monatsende ausgehandelt.

[Lena Hofmann]

Was Christoph sagt stimmt alles. Ich würd noch ergänzen: unbedingt klären ob das Personal fest zugewiesen ist oder ständig wechselt. Ständig neue Leute im Büro ist nervig und auch ein Sicherheitsthema (Schlüsselübergabe etc.).

Wir haben damals bei clean-concept-plus.de angefragt und die haben uns direkt einen Mustervertrag gezeigt, wo das alles schon drin war – festes Team, genaues Leistungsverzeichnis, klare Schadensregelung. Hat mir geholfen zu verstehen, was branchenüblich ist, auch wenn man dann mit anderen Anbietern verhandelt.

Grundsätzlich: Lass dir von jedem Anbieter den Vertragsentwurf geben bevor du Preise vergleichst. Was auf dem Papier fehlt, wird im Alltag zum Problem.

[Thomas Richter]

Noch ein Punkt der gerne vergessen wird: Vertretungsregelung. Was passiert wenn der Dienstleister krankheitsbedingt ausfällt? Im Vertrag sollte stehen dass sie für Ersatz sorgen müssen und innerhalb welcher Frist. Sonst sitzt du da mit einem dreckigen Büro und kriegst nur ein Schulterzucken.

Und bei der Haftpflicht würde ich immer fragen ob die eine eigene Betriebshaftpflicht haben und in welcher Höhe. Kopie der Police anfordern, nicht einfach glauben.

[Autor]

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