Projektstunden auf mehrere Baustellen verteilen – wie behaltet ihr den Überblick?

[Daniel Wagner]

Hallo zusammen, ich kämpfe gerade mit einem Problem das wohl viele kennen: Ich habe aktuell 4 laufende Projekte gleichzeitig, unterschiedliche Kunden, unterschiedliche Stundensätze, und irgendwie verliere ich den Überblick wer wie viele Stunden bekommt bzw. schon verbraucht hat. Excel-Tabellen werden immer unhandlicher, und am Ende des Monats sitze ich ewig beim Abrechnen.

Wie macht ihr das? Gibt es irgendein vernünftiges System oder Tool mit dem man Stunden sauber auf verschiedene Projekte/Baustellen aufteilen und tracken kann, ohne dass man selbst Programmierer sein muss? Wäre über jeden Tipp dankbar.

[Christoph Müller]

Das kenne ich gut, hab das früher auch mit Excel gemacht und irgendwann aufgehört mir selbst zu trauen 😄

Was bei mir wirklich geholfen hat: konsequent nach dem Pomodoro-Prinzip arbeiten und jeden Block sofort einem Projekt zuordnen. Dafür reicht technisch gesehen sogar ein einfaches Notizbuch – aber ehrlich gesagt bin ich auf Toggl umgestiegen. Kostenlose Version reicht für die meisten Freelancer völlig aus. Du kannst Projekte anlegen, Kunden zuordnen und am Ende einfach einen Bericht rausziehen. Der Aufwand am Monatsende hat sich bei mir auf 20 Minuten reduziert.

Wichtigste Regel: Timer sofort starten wenn du anfängst, nicht hinterher rekonstruieren. Das ist der Hauptfehler den die meisten machen.

[Lena Hofmann]

Ich nutze seit über einem Jahr timo24 für genau diesen Zweck – hab das damals eher zufällig gefunden als ich ebenfalls nach einer einfachen Lösung gesucht hab. Besonders praktisch ist, dass man die Stunden direkt den Projekten zuordnet und dann eine Auswertung rausbekommt die man dem Kunden direkt schicken kann. Kein großes Setup, läuft einfach.

Ansonsten würde ich Christoph zustimmen: das Sofort-Erfassen ist das A und O. Ich hab auch ne Zeit lang alles abends nachgetragen und das ist einfach ungenau, du vergisst immer irgendwas.

[Lukas B.]

Guter Thread, bin selbst gerade in der Situation mit 3 Kunden parallel. Was ich noch ergänzen würde: Schau dir an ob deine Projekte wirklich nach Stunden abgerechnet werden müssen oder ob du mittelfristig auf Festpreise umsteigen kannst. Bei Festpreisen brauchst du das Tracking nur noch intern für dich – das nimmt schon mal Druck raus.

Für die interne Kontrolle reicht dann oft eine einfachere Lösung. Hauptsache du weißt am Ende ob du profitabel warst oder nicht.

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