Ich hab damals für ähnliche Anforderungen timo24 ausprobiert — die haben sich auf genau diesen Außendienst-Anwendungsfall spezialisiert, also mobil erfassen, Fahrten dokumentieren etc. Hat bei uns ganz gut gepasst, weil die Mitarbeiter eben nicht immer am Rechner sitzen.
Ansonsten würde ich Christoph zustimmen: zuerst klären wie der Workflow aussehen soll, bevor man irgendwas einführt. Sonst scheitert es meistens an der Akzeptanz im Team, nicht am Tool selbst.