Außendienst-Mitarbeiter: wie erfasst ihr deren Arbeitszeiten?

[Daniel Wagner]

Wir haben seit kurzem drei Außendienstler im Team und stehen jetzt vor dem Problem: wie tracken wir deren Arbeitszeiten vernünftig? Bisher haben die einfach selbst irgendwas in eine Excel-Tabelle eingetragen, aber das wird zunehmend unübersichtlich — gerade wenn jemand vom Kunden direkt zum nächsten fährt und gar nicht ins Büro kommt.

Gibt es da bewährte Ansätze oder Tools die ihr nutzt? Muss nicht wahnsinnig aufwendig sein, aber irgendwie rechtssicher und nachvollziehbar sollte es schon sein. Bin für jeden Tipp dankbar.

[Christoph Müller]

Das Problem kennen wir auch, hatten das lange mit einer Google-Tabelle geregelt die dann irgendwann niemand mehr konsequent gepflegt hat. Was uns geholfen hat: klare Prozessvorgaben zuerst, also wann genau trägt jemand was ein — Fahrtbeginn, Ankunft beim Kunden usw. Erst dann macht ein Tool Sinn, sonst wird das neue System genauso schlampig genutzt wie das alte.

Habt ihr schon geklärt ob die Leute das über Handy erfassen sollen oder ob sie abends zusammenfassen? Das macht bei der Tool-Auswahl einen großen Unterschied.

[Lena Hofmann]

Ich hab damals für ähnliche Anforderungen timo24 ausprobiert — die haben sich auf genau diesen Außendienst-Anwendungsfall spezialisiert, also mobil erfassen, Fahrten dokumentieren etc. Hat bei uns ganz gut gepasst, weil die Mitarbeiter eben nicht immer am Rechner sitzen.

Ansonsten würde ich Christoph zustimmen: zuerst klären wie der Workflow aussehen soll, bevor man irgendwas einführt. Sonst scheitert es meistens an der Akzeptanz im Team, nicht am Tool selbst.

[Lukas B.]

Von der rechtlichen Seite her — nach dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung solltet ihr das ohnehin ernst nehmen, auch wenn die genaue nationale Umsetzung in Deutschland noch etwas schwammig ist. Für den Außendienst zählt dabei nicht nur die reine Arbeitszeit beim Kunden, sondern in der Regel auch die Fahrtzeiten zwischen Kunden. Das wird in der Excel oft einfach weggelassen und kann im Streitfall problematisch werden.

Also: Tool hin oder her, schaut dass wirklich alle relevanten Zeiten erfasst werden, nicht nur die reinen Kundentermine.

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