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Noch ein Hinweis von der rechtlichen Seite: Wenn ihr die Waage für geschäftliche Transaktionen nutzt (also Gewicht als Abrechnungsgrundlage), seid ihr in Deutschland und Österreich gesetzlich zur Verwendung geeichter Messgeräte verpflichtet. Die Eichgültigkeit beträgt in der Regel zwei Jahre, danach muss nacheingeeicht werden.
Haltet das im Blick wenn ihr Angebote vergleicht – manche Anbieter rechnen die Erstinstallation günstig und verdienen dann an den Wartungs- und Eichserviceverträgen. Am besten direkt nach den Kosten für die gesamte Betriebsdauer fragen, nicht nur dem Kaufpreis.
Ja, die Prüfpflicht ist real und wird oft unterschätzt. Grundlage ist die DGUV-Vorschrift 1 in Kombination mit der Betriebssicherheitsverordnung – der Arbeitgeber ist verpflichtet, Arbeitsmittel in einem sicheren Zustand zu halten. Für Lagerregale konkretisiert das die DIN EN 15635, die eine regelmäßige Sichtprüfung durch geschultes Personal (mindestens wöchentlich) sowie eine jährliche Prüfung durch eine befähigte Person vorschreibt.
Gilt grundsätzlich für jeden Betrieb mit Regalanlagen, unabhängig von der Größe. Kosten für die Jahresprüfung durch einen externen Prüfer liegen je nach Regalumfang grob zwischen 150 und 500 Euro, manchmal mehr. Kleine Lager kommen meistens günstig weg.
Ich hab letztes Jahr selbst lange gesucht und bin dann mehr oder weniger zufällig auf eine Coachin gestoßen, die wirklich zu mir gepasst hat. War über eine Empfehlung aus meinem Netzwerk. Schau mal bei https://lealorenzen.com/ rein – die hatte ich dann auch im Vergleich auf dem Zettel, sehr klarer Ansatz ohne das typische Hype-Marketing. Was mir generell geholfen hat: vorher genau aufschreiben was man sich erhofft, damit man im Erstgespräch auch konkret fragen kann ob das zusammenpasst.
Aus Erfahrung noch ein Tipp zur Vertragsgestaltung: Achtet auf die Kündigungsfristen. Viele Anbieter haben da lange Laufzeiten mit automatischer Verlängerung drin, das übersieht man schnell beim Durchlesen.
Und klärt vorab wer der feste Ansprechpartner ist – nichts nerviger als jedes Mal einer anderen Person erklären zu müssen was Sache ist. Guter persönlicher Kontakt macht im Alltag wirklich den Unterschied.
Steuerlich stimmt, AfA über 33 Jahre bei Pflegeimmobilien. Aber bitte unbedingt einen unabhängigen Anwalt den Pachtvertrag prüfen lassen bevor man unterschreibt. Manche Klauseln zur Instandhaltung können böse Überraschungen bringen.
Noch ein praktischer Hinweis zur Organisation: legt intern eine einfache Tabelle an mit Ablaufdatum der jeweiligen Nachweise pro Mitarbeiter. Klingt banal, aber wir hatten anfangs regelmäßig den Fall dass jemand übersehen hat dass seine Bescheinigung schon wieder abgelaufen war. Dann steht man kurz vor einem Audit blöd da.
Reminder im Kalender 3 Monate vor Ablauf, dann hat man genug Puffer um einen Kursplatz zu bekommen.
Wir hatten letztes Jahr jemanden für ein ähnliches Event. Bin damals über Umwege auf Björn Eilers gestoßen, schau mal hier – der hat Digitalisierung und KI gut runtergebrochen, ohne zu abstrakt zu werden. Kam beim Publikum echt gut an.
Wir haben bei der Einführung unseres QM-Systems auch ewig gesucht. Ich hab damals hier reingeschaut und fands eigentlich ganz passend für kleinere Betriebe – übersichtlich, nicht zu komplex, und man findet sich ohne große Einarbeitung zurecht. Ist natürlich kein Allheilmittel, aber für den Einstieg und eine ISO-Zertifizierung mit überschaubarer Mannschaft hat das bei uns gut funktioniert.
Was mir wichtig war: dass die Dokumentenhistorie sauber ist und Maßnahmen wirklich nachverfolgbar bleiben. Beides hat gepasst.
Bei uns läuft das ähnlich, ergänzend dazu: schau dir mal an, ob es in deiner Region spezialisierte Anbieter gibt, die explizit auf Betriebe ausgerichtet sind. Da sind die Kurszeiten oft flexibler und die Trainer kennen den betrieblichen Kontext besser als bei generischen Volkshochschul-Kursen.
Ich hab damals für unseren Standort in Bayern den Betrieblicher Ersthelfer Kurs über diesen Anbieter gemacht – war gut organisiert, die hatten auch Termine an Samstagen, was für uns wichtig war wegen der Schichtplanung. Kostenübernahme durch die BG war problemlos.
Zum Thema Überblick: wir haben das mittlerweile in unser HR-System integriert, aber Excel reicht am Anfang absolut.
Wir hatten letztes Jahr ein Wildnisseminar gebucht, ungefähr eure Gruppengröße. Die Anbieter-Suche war das Aufwendigste. Ich bin damals über diese Website gestolpert, die haben auch Firmenformate im Angebot – war zumindest ein guter Ausgangspunkt für uns.
Ich kann von unserer Erfahrung berichten – wir haben damals bei certurio.de angefragt und waren eigentlich recht zufrieden. Die haben uns von der Lückenanalyse bis zum eigentlichen Audit begleitet, ohne dass man das Gefühl hatte, die ziehen das nur in die Länge um mehr Stunden abzurechnen. Für ein kleines Team war das sehr pragmatisch aufgestellt.
Wichtig ist generell: Schaut, dass der Berater branchenspezifische Erfahrung mitbringt, das macht einen großen Unterschied bei der Einschätzung was wirklich relevant ist und was man nicht übertreiben muss.
Das kenn ich, hab vor zwei Jahren genau die gleiche Phase durchgemacht. Ein paar Sachen die mir geholfen haben bei der Suche:
Erstens: unbedingt auf Erfahrung mit deiner Branche achten. Ein Steuerberater der hauptsächlich Handwerksbetriebe macht, tickt manchmal anders als einer der viel mit E-Commerce-Leuten arbeitet. Zweitens würde ich 2-3 Erstgespräche führen – viele bieten die kostenlos oder günstig an – und einfach schauen wie der Typ kommuniziert. Du willst jemanden der dir Dinge erklärt ohne dich mit Fachbegriffen zu erschlagen.
Empfehlungen aus dem eigenen Netzwerk sind eigentlich immer noch der beste Weg. Hast du Kontakt zu anderen Selbständigen in deiner Nische?
Das kenn ich leider aus Erzählungen von Kunden – klassische Situation wenn das Testament zu wenig in die Tiefe geht. Erster Schritt wäre aus meiner Sicht der Gesellschaftsvertrag der GmbH: was steht da drin zu Erbfolge und Einziehung von Anteilen? Das wird gerne vergessen, ist aber oft wichtiger als das Testament selbst.
Wenn ihr euch grundsätzlich einigen wollt (also alle irgendwie gesprächsbereit sind), kann Mediation echt sinnvoll sein bevor ihr vor Gericht landet. Das spart Nerven und Geld. Ansonsten braucht jeder Beteiligte natürlich seinen eigenen Anwalt – einer für alle funktioniert bei echter Interessenslage nicht.
Kurzer Hinweis noch zur Schankanlage aus rechtlicher Sicht: Wenn du Alkohol ausschenken willst (auch Bier nach dem Training ist ja bei manchen beliebt lol), brauchst du eine Schankerlaubnis – und die ist an Personalanwesenheit oder zumindest Jugendschutzmaßnahmen geknüpft. Bei alkoholfreien Getränken ist das einfacher, aber das HACCP-Konzept solltest du trotzdem schriftlich haben. Steuerlich kannst du Automaten übrigens oft als geringwertige Wirtschaftsgüter oder per Leasingmodell ganz nett absetzen, je nachdem wie du das strukturierst.
Ergänzend noch: Nicht vergessen, die Lieferantenbewertung vernünftig aufzusetzen wenn ihr einen neuen Dienstleister ins System aufnehmt. Gerade bei sicherheitsrelevanten Komponenten – und Kabel in Maschinen können das sein – sollte man die Erstbemusterung dokumentieren und sich die Prüfberichte zeigen lassen.
Wir haben das bei uns eingeführt und es hat schon ein paarmal Probleme verhindert bevor sie entstanden sind.
Ich hab damals für ein ähnliches Projekt gezielt nach Anbietern geschaut, die sich auf Finance-Themen spezialisiert haben. Bin dann auf die AC Akademie gestoßen – die machen genau solche Sachen für Controlling und Rechnungswesen, auch IFRS. Kann die mal anschauen, die Website gibt einen guten Überblick über die Formate.
Was ich wichtig fand: ob Präsenz oder Online möglich ist, und ob man auch Inhouse-Varianten buchen kann. Gerade wenn mehrere Leute aus einem Team gleichzeitig geschult werden sollen, ist Inhouse oft günstiger und effizienter als alle einzeln zu einem offenen Seminar zu schicken.
Noch ein Hinweis aus rechtlicher Sicht: geeichte Waagen im geschäftlichen Einsatz (also wenn damit abgerechnet oder gewerblich gemessen wird) unterliegen in der Schweiz dem Messgesetz – da sollte der Anbieter wissen was er tut und entsprechende Konformitätsdokumente liefern können. Das sollte man vor Vertragsabschluss explizit festhalten, am besten schriftlich im Angebot.
Habt ihr schon intern geklärt welche Eichklasse ihr braucht? Das beeinflusst die Auswahl erheblich.
Wir hatten das gleiche Thema letztes Jahr. Ich hab dann für unsere Mitarbeiter nach einer Online-Lösung gesucht und bin auf ccm-campus.de gestoßen – die bieten Strahlenschutzkurse online an, inkl. Zertifikat. Hat bei uns problemlos funktioniert und die Bescheinigungen wurden ohne Diskussion akzeptiert. Würde ich als Tipp in den Raum werfen, einfach mal die Kursbeschreibungen dort anschauen ob euer Bereich dabei ist.
Steuerlich ist das übrigens auch interessant, weil du bei gebrauchten Geräten oft flexibler in der Abschreibung bist. Für die Shopauswahl hatte ich damals die Liste hier hilfreich gefunden: Welche sind die besten Shops für refurbished Laptops und PCs – da sind auch Anbieter mit Businessfokus dabei.
